La Oficina sin papeles

mayo 7, 2016 · Imprimir este artículo

Hacia Una Oficina Sin Papeles: Beneficios y Buenas Prácticas

Hace bastante que se viene hablando sobre la oficina sin papeles. Yo he comenzado a transitar ese camino un poco sin una metodología precisa, sino sustituyendo todo lo posible los documentos en papel por su equivalente digital.

paperlessUna pregunta frecuente es si realmente vale la pena todo el tiempo y esfuerzo que supone abandonar una práctica para adentrarse en una nueva. Yo creo que  y por lo tanto me he propuesto intentar sistematizar todo el proceso, adquirir una metodología y poner manos a la obra en forma sistemática.

Para ello recurrí a un curso online de Lynda.com. Así que ahora me propongo ir aplicando lo aprendido y adaptar la metodología a mis propias necesidades y realidades.

En el curso de mi aprendizaje voy a escribir una serie de artículos para compartir lo que voy aprendiendo. ¿Te gusta la idea?

Antes de comenzar el tema quiero mostrarte esta imagen que muestra la evolución de la oficina moderna entre 1984 y 2014. Cuanto equipamiento que desapareció de nuestro escritorio cuyas funciones son ampliamente cubiertas por la computadora. Si quieres ver la animación, sigue el enlace debajo.

Evolución del escritorio entre 1984 y 2014 según un estudio de Harvard Innovation Lab.
Evolución del escritorio entre 1984 y 2014 según un estudio de Harvard Innovation Lab.

Ver: Cloud Computing: El Futuro Hoy

Las ventajas de la oficina sin papeles

La mayoría de los sistemas llamados sin papeles usan tecnología basada en la nube, de ahí que el acceso a tus documentos depende únicamente de tener una conexión a Internet en el momento en que los quieras consultar. Y eso incluye acceder desde cualquier dispositivo: otras computadoras, smartphones o tabletas.

Es muy sencillos encontrar la información que buscas, aun si no recuerdas donde la guardaste pues con una sencilla búsqueda, la info vuelve a aparecer muchísimos más rápido que tener que buscar en archivos físicos. Los sistemas sin papeles necesitan realmente poco lugar de almacenamiento, aun cuando decidas usar discos duros externos, actualmente los mismos son muy chicos físicamente, rápidos y usan sistemas de encriptado de la información en caso que caigan en manos de personas no autorizadas. Actualmente puedes llevar una vasta cantidad de información en el espacio que ocupa una billetera, aún una medio vacía J

De esta manera ahorras un importante espacio en tu casa y/o oficina, espacio que puedes usar para otras cosas o para vivir más despejada.

Backups y Seguridad de Datos

Con los sistemas sin papel es muy fácil crear copias de seguridad de todos tus datos importantes. Estas copias de seguridad también se pueden almacenar en otros lados, en instalaciones seguras. El beneficio de las copias de seguridad y almacenamiento externo es la protección contra la pérdida de datos, desastres (fuego, agua), errores del usuario, etc. La falla del equipo ya no significa que perderás tu información y con las copias disponibles a través de los programas de copia de seguridad y almacenamiento, tu información tiene una protección más fuerte y más avanzada.

Al contrario que los sistemas de almacenamiento a que estamos acostumbradas, un sistema sin papeles hace mucho más sencilla la depuración de documentos innecesarios.

Con la técnica apropiada y consistente de nombrar los documentos, depurar el sistema de copias innecesarias es muy fácil y mucho más rápido que si estuvieran en papel.

Un consejo, no trates de implementar el sistema de golpe, mejor empezar con uno o dos temas hasta que consideres que tienes un sistema respetable en funcionamiento y que te sientas cómoda con el.

Los sistemas se basan en nuestros hábitos, pero llegar a ser productiva lo mejor es enfocarse en adquirir el Nuevo hábito antes de pasar a otro, de esa manera crearás confianza en el sistema y conocerás como rescatar información, reduciendo la preocupación y miedos.

Adquirir un nuevo hábito lleva aproximadamente 30 días, así ese es el tiempo mínimo que te debes permitir antes de incorporar el siguiente paso. Usa el sistema continuamente, sino no llegarás a confiar en el. La primera pieza importante del sistema es crear un esquema consistente para nombrar los archivos.

A lo largo de las próximas notas vamos a ir viendo todos los pasos involucrados en la creación de un sistema sin papeles e iremos viendo los software más convenientes que tienes a tu disposición. Mi recomendación es que antes de comenzar te permitas tener un panorama general de como funciona todo el sistema y luego vuelvas atrás y releas todas las notas para decidir cómo lo vas a implementar, que software vas a usar, etc.

Las etapas de una oficina sin papeles son:

  1. Hacer copias de seguridad (backups) y gestionar la información
  2. Gestión de contraseñas
  3. Administración de los documentos entrantes
  4. Organizar y Nombrar los Archivos Digitales. Uso de escaners.
  5. Gestión de agenda y contactos
  6. Gestión de listas y notas
  7. Organización del email y bookmarks

Una vez que tengas el sistema en funcionamiento, verás que saber que tienes siempre la posibilidad de acceder a tus archivos, que los mismos están protegidos de miradas indiscretas y que es posible recuperarlos si tu copia local tiene problemas, es impagable.

Fuente: mujeresdeempresa.com, 2016.

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El Sueño de la Oficina Sin Papeles

Por Silvia Chauvin.

Se ha escrito mucho sobre la oficina totalmente computarizada como un objetivo nunca alcanzado. A pesar de que las predicciones de una oficina libre de papelees comenzara hace una década, las estadísticas muestran que todavía un 90% de la información en el mundo se encuentra en soporte papel. Sin embargo, el antiguo objetivo de crear la oficina libre de papeles está comenzando finalmente a emerger.

La oficina conputarizada o la oficina sin papeles es un concepto que capturó la imaginación de muchísimos profesionales cuyos escritorios están parcialmente sepultados por pilas de papeles sin procesar, todo en un alegre desorden.

Lectura recomendada:  La oficina sin papeles cada día más cerca

Hace algunos años, la idea de la oficina totalmente computarizada se popularizó como un ideal a alcanzar. El concepto es uno de los métodos más nuevos y menos entendidos de mejorar dramáticamente la eficiencia en la oficina y de reducir costos, sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente por la reducción de la tala de bosques y la altísima demanda de agua (un recurso actualmente muy comprometido) que insume la fabricación de papel.

Básicamente, el término “oficina sin papeles” describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital. A veces la oficina computarizada se refiere a simplemente la “duplicación de documentos”. A menudo confundida como una iniciativa tecnológica, la oficina totalmente computarizada sigue un proceso de lenta implementación en muchas empresas.

Ventajas de la oficina sin papeles

Pero las implicancias de la oficina computarizadas se extienden mucho más que la simple reducción de papel. Un buen sistema puede incrementar la productividad y ahorrar tiempo y dinero automatizando el archivado de documentos, su manipulación y recuperación. En realidad se trata de mover la información lo más rápido posible.

En una oficina computarizada nunca volverá a perder documentación y desastres como un incendio o una inundación, no destruirán su valiosa información. La seguridad también aumenta en una oficina computarizada pues usted puede sencillamente controlar quien tiene acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante la administración de lo que se denomina permisos de acceso. Por ejemplo un grupo de empleados puede solo ver el contenido de un documento, pero no lo puede editar (modificar) mientras que otro grupo puede modificarlo. También es posible adjudicar permisos para ver solo parte de una información en un documento, ideal para información contable o crítica.

En realidad la oficina computarizada es una inversión dado que reduce los costos de: impresión, mailing, despacho y almacenaje de documentos en papel. Las empresas que adopten la oficina totalmente computarizada también podrán mejorar sus servicios dado que es mucho más fácil encontrar y llevar registros sobre los clientes.

Además, se elimina la información redundante pues no hay necesidad que múltiples departamentos o empleados tengan copias impresas del mismo documento. También elimina la necesidad de distribuir versiones actualizadas. Una vez que se actualiza un documento en un entorno computarizado, la nueva versión está inmediatamente disponible para todos los que tengan acceso autorizado.

El manejo de documentos se mejora con una intranet (red interna, algo a si como una Internet de uso privado). Además, los sistemas conocidos como “document imaging systems” son softwares que ayudan a convertir los documentos en papel a formato electrónico. Cuando los documentos se guardan en forma electrónica en vez de tener copias físicas archivadas en algún lado, se producen menos archivos en papel y los requerimientos de lugar de archivo físico disminuyen drásticamente. Lo que puede redundar en un gran ahorro para las empresas grandes situadas en áreas urbanas en donde el espacio de oficinas y lugares de almacenado tiene un alto costo económico.

Para aceptar y abrazar la idea de la oficina computarizada, la gente tiene que cambiar sus hábitos en la utilización del papel. Para que los empleados acepten este tipo de ambiente se requieren sistemas amigables que le permitan a la gente trabajar sin papeles sin sacrificar el desempeño laboral. Y como con todos los sistemas nuevos, hay una curva de aprendizaje, requiere tiempo para acostumbrarse y es posible que algunos empleados se resistan. Es cuando toma importancia el entrenamiento y el coaching sobre los beneficios de la oficina computarizada para las tareas cotidianas de cada miembro de la empresa.

El mercado de las oficinas computarizadas ha explotado y la intensa competencia mueve los precios hacia abajo. La tecnología ha llegado finalmente a un punto en el que la oficina totalmente computarizada no es más un sueño, sino algo al alcance de nuestras manos. Los nuevos lenguajes de programación y la web que sacan ventaja de la tecnología de bases de datos están ahora a la altura de la promesa de una oficina sin papeles.

Se ha escrito mucho sobre la oficina totalmente computarizada como un objetivo nunca alcanzado. A pesar de que las predicciones de una oficina libre de papelees comenzara hace una década, las estadísticas muestran que todavía un 90% de la información en el mundo se encuentra en soporte papel.

Sin embargo, el antiguo objetivo de crear la oficina libre de papeles está comenzando finalmente a emerger.

Fuente: mujeresdeempresa.com, 2016.

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