Inteligencia de Negocios y Planeación Estratégica

El objetivo principal de un ingeniero en negocios es comprender todos los componentes de una empresa: operaciones, finanzas, estrategias de negocios, economía, contabilidad, mercadotecnia, etcétera. Todo visto desde un ángulo ingenieril, utilizando herramientas de programación así como conocimientos de tendencias en tecnologías de información con el fin de tener una visión integral de todas las áreas funcionales de una empresa y poder identificar aquellas que pueden ser mejoradas a través de la implementación de diferentes herramientas tecnológicas.

La ingeniería de negocios una rama interdisciplinaria de la ingeniería, que se enfoca en cómo deben ser diseñados y administrados los negocios nacionales e internacionales . Incluye una visión integral del diseño de las empresas a través de la generación de patrones y la generalización de los procesos y actividades en lo que hoy se llama Arquitectura de la empresa.

Como estudiante de esta carrera, es del interés de la autora explorar y exponer en este ensayo las ventajas y oportunidades así como identificar debilidades y áreas de mejora dentro del proceso de presupuestación de la operación de un negocio ayudándose de la aplicación de Inteligencia de Negocios para tener información más confiable y que así, el resultado sean presupuestos con menores márgenes de error.

La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI por sus siglas en inglés), se define como el conjunto de aplicaciones, tecnología y procesos necesarios para la transformación de datos en información útil para la toma de decisiones de un individuo, empresa u organización.

La Inteligencia de Negocios toma los datos generados por la observación, la operación y la experiencia del negocio que por sí mismos no brindan ningún tipo de conocimiento o métricas para el aprovechamiento de los recursos del objeto de estudio. Es a través de métodos de refinación de datos que la información se pule de manera tal que brinde una visión más completa, relacional, interdisciplinaria y por consiguiente, útil para tener un mejor entendimiento de la situación tanto financiera y administrativa como de la eficiencia de procesos, efectividad de los sistemas empresariales y otros indicadores del desempeño del negocio y así, tomar decisiones informadas y respaldadas por información acumulada de manera ordenada.

Dentro del área administrativa de las empresas, se ha observado una tendencia a automatizar procesos tales como el control y valuación de inventarios, control de producción, control de compras y ventas, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Sin embargo, el proceso de pronóstico y análisis de presupuestos aún representa un obstáculo dentro de las empresas como lo menciona Alan Hart en su artículo de 2014, Automated Budgeting, Forecasting and Business Intelligence in a Manufacturing Environment, donde indica que una de las prácticas más comunes es usar una hoja de cálculo de Excel a pesar de sus limitaciones de capacidad y velocidad de actualización.

Asimismo, Butler Group, en un estudio realizado en 2003, resalta la importancia de que las empresas reconozcan el valor de la información como un activo. Dice también que la información tiene una participación fundamental en la reducción de la incertidumbre inherente a la toma de decisiones.

Así, es posible identificar una oportunidad de integración de las tecnologías de información al proceso de toma de decisiones en forma del uso de la Inteligencia de Negocios.

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¿QUÉ ES LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS?

La Inteligencia de Negocios es el conjunto de herramientas computacionales y matemáticas que permiten la extracción de datos, transformación de estos en información ordenada y su posterior carga al repositorio de información utilizado por la empresa ya sean bases de datos o cualquier otro tipo de almacén de información.

El concepto de Inteligencia de Negocios o Business Intelligence fue introducido entre las décadas de 1970 y 1980 como una reacción o una alternativa al uso de sistemas transaccionales (OLTP por sus siglas en inglés) es decir, sistemas diseñados para registrar el mayor número posible de transacciones de la empresa generando volúmenes enormes de datos casi imposibles de interpretar . En cambio, la Inteligencia de Negocios posibilita el afianzamiento de información por medio del análisis de patrones de comportamiento de los datos y así, generar conocimiento para el negocio.

El valor que agrega la implementación de técnicas de Inteligencia de Negocios en el proceso de toma de decisiones yace en que la Inteligencia de Negocios resulta en conocimiento útil, que puede ser generado en tiempo real a través de modelos predictivos. Este conocimiento es adquirido a través del análisis profundo y sistemático de datos generados por la operación diaria del negocio.

Es importante mencionar que un sistema de Inteligencia de Negocios es tan valioso como sus fuentes de datos ya que si estos se encuentran dañados, desordenados, no homologados o incompletos, el conocimiento generado sería menos valioso que aquel conocimiento resultante de un análisis de datos ordenados, homologados, homogéneos y disponibles.

Generalmente, se ve a la Inteligencia de Negocios como un proyecto del departamento de TI sin embargo, es importante comprender que esto no es verdad ya que la implementación de técnicas de Business Intelligence implica un cambio en la cultura organizacional en el sentido en que da pie a una revaloración de la información. Es importante que se reconozca, en todas las áreas y niveles de la empresa, a la información como un activo detonador de ventajas competitivas y generador de conocimiento necesario y enriquecedor para la toma de decisiones.

El efecto de la implementación de aplicaciones de Inteligencia de Negocios es especialmente observable en empresas medianas y pequeñas (PyMEs) ya que son estas las que tienen mayor flexibilidad ante cambios. Se ha observado que el proceso de toma de decisiones es más sencilla gracias a que los cambios en dichas empresas llevan menos tiempo. De igual manera, el proceso de implementación es más ágil ya que al no tener requerimientos tan específicos, la capacitación es más rápida en comparación con los requerimientos de una empresa grande donde un proyecto de implementación, en promedio, suele tardar meses. Otro factor importante es que actualmente no es necesario hacer una inversión importante debido a la oferta que existe de programas de Inteligencia de Negocios que no solo son gratuitos, sino también, de código abierto y de fácil adopción lo que representa un aumento significativo en la probabilidad de una transición sencilla y una integración completa del sistema al negocio. Esto es más complicado en empresas de mayor tamaño debido al volumen de empleados y de información, al número de niveles diferentes que tienen que ser capacitados, al proceso de aprobaciones del sistema, de adaptación, de validación, etcétera.

Citando el trabajo de titulación de Alfonso Castro Vázquez, “La necesidad de invertir en las herramientas de Inteligencia de Negocios se da de una forma poco convencional ya que difícilmente se puede realizar un caso de costo-beneficio en el que resulte una ganancia monetaria evidente después de implementar dichas soluciones.”
Una de las principales estrategias de integración de herramientas de Inteligencia de Negocios a procesos de presupuestación dentro de las empresas es hacerlo de manera gradual y consistente con las prácticas de los empleados. Esto con el fin de lograr una transición sin mayores obstáculos. Se sugiere integrar software de Inteligencia de Negocios a procesos y sistemas usados para la creación de presupuestos; así se garantiza una aceptación mayor de la práctica por los usuarios. También es importante diseñar diagramas de flujo de trabajo con el fin de tener un plan ordenado y poder identificar obstáculos y realizar los ajustes pertinentes.

Una de las ventajas de uso de Inteligencia de Negocios en el proceso de presupuestación es la variedad al organizar la información de manera tal que sea posible identificar fácilmente tendencias y comportamientos de los costos, los procesos, la producción, y de los movimientos de la empresa en general.

En la esfera de planeación estratégica, una de las aplicaciones de la Inteligencia de Negocios es la elaboración de Balanced Scorecards que exponen de manera visual qué tan en línea están las actividades del negocio con la misión y la visión de la empresa; ayuda a mejorar la comunicación entre las diversas áreas dentro de la empresa así como la comunicación con agentes externos como los accionistas basados en análisis a fondo de las tendencias y los comportamientos de los elementos de cada perspectiva del Balanced Scorecard. Por la parte de la generación de reportes, la Inteligencia de Negocios también brinda muchos beneficios. Uno de los más importantes es que garantiza que la información esté siempre actualizada y por lo tanto, los encargados de la toma de decisiones desde ejecutivos del nivel gerencial hasta aquellos en posiciones directivas. También, las herramientas de Inteligencia de Negocios posibilitan la generación de reportes didácticos y dinámicos que facilitan la interpretación de la información generada por el negocio a través de indicadores clave de la organización y desempeño de la empresa, expuestos por medio de alertas, gráficos, tablas, etcétera contribuyendo así en la difícil tarea de simplificar el proceso de toma de decisiones.

Respecto al proceso de presupuestación, el uso de técnicas de Business Intelligence en el mundo empresarial no ha tenido un crecimiento tan veloz como se ha observado en áreas de marketing y ventas, producción, valuación de inventarios, etcétera. Sin embargo, el proceso de planeación de presupuestos puede beneficiarse de la integración de prácticas de Inteligencia de Negocios ya que ésta permite plantear escenarios hipotéticos para identificar soluciones óptimas y descartar aquellas que no cumplan con las condiciones establecidas por las políticas de la empresa o que no sean compatibles con los objetivos estratégicos.

Es importante que durante la implementación se tengan en mente los objetivos del proyecto, según lo enlista Alan Hart (2014):

“1.- Crear un plan comprensivo, de amplio alcance hecho a la medida de la organización así como tener la habilidad de mantener y actualizar dicho plan.
2.- Obtener estados financieros presupuestados precisos y completos incluyendo un estado de situación financiera y de estado de flujo de efectivo así como un conjunto significativo de KPIs (key performance indicator) y razones financieras.
3.- Permitir a la gerencia ver completa y precisamente la salud futura de la organización que llevará a tomar decisiones razonables y sin errores.”

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Si una empresa es capaz de basar los procesos de Planeación estratégica y Planeación de presupuestos en conocimiento generado por aplicaciones de Inteligencia de Negocios además de comparar constantemente lo presupuestado contra lo real, obtendrá todos los beneficios de la Inteligencia de Negocios. Sin importar el tamaño de la empresa, es importante considerar la implementación de ese tipo de tecnología ya que el beneficio de implementar es alto y existen herramientas gratuitas, de libre acceso y de código abierto lo que representa una oportunidad de mejora en los procesos de planeación estratégica.

Actualmente, Gartner Inc. es una de las firmas de consultoría en tendencias tecnológicas más importantes. Anualmente publican un informe sobre el mercado de software de Business Intelligence donde cada producto es clasificado en alguno de los cuadrantes del Gartner Magic Quadrant: líderes, visionarios, challengers, y jugadores de nicho. En el informe de febrero de 2016, entre las plataformas líderes se encuentran Microsoft, Qlik y Tableau. Estas herramientas permiten generar reportes claros y fáciles de interpretar a través de dashboards. Entre las empresas que utilizan software de Inteligencia de Negocios están Deloitte, Dell, la universidad de Cornell, los Dallas Cowboys, Cisco, Gatorade, Heinz, Sony, Tommy Hilfiger, entre otros. A pesar de que esta muestra de usuarios sea pequeña, se puede notar que no existe un común denominador entre estas empresas más que el deseo por hacer uso de la información y usarla a su favor para mejorar la toma de decisiones.

CONCLUSIONES

Los procesos de planeación estratégica y de presupuestos son tareas que tienen un impacto fundamental en la operación y la dirección de las empresas, sin embargo, la práctica común es usar procesos diseñados desde tiempo atrás y que no han sido adaptados a los tiempos modernos de volúmenes importantes de información a velocidades cada vez mayores.

Las herramientas de Inteligencia de Negocios permiten a las empresas tener un conocimiento más amplio de los procesos y las operaciones dentro de ellas por medio de ayudas visuales, lo que facilita la interpretación y la comunicación dentro y fuera de la organización.

Las ventajas que brinda la integración de Inteligencia de Negocios a procesos de planeación son: la creación de un plan comprensivo y de alto alcance, la obtención de estados financieros presupuestados precisos y completos y finalmente, permitir a la gerencia tener una visión general, completa y comprensiva del estado del negocio para tener mejores herramientas para la toma de decisiones. Estas ventajas, de ser explotadas, pueden resultar en ventajas competitivas dentro del mercado, reducción de costos, mejores prácticas empresariales, mejor asignación de recursos y una mejora en los procesos y el estado de la empresa.

Es importante que las organizaciones estén informadas sobre las tendencias tecnológicas ya que en la era digital, la información y su correcta interpretación, son activos de gran valor de los que las empresas pueden sacar provecho o verse al margen del desarrollo que potencializa el aprovechamiento de la gran oferta tecnológica que existe en la actualidad.

—María José Carranco Villalpando. Décimo lugar del Concurso de Ensayo Universitario. Instituto Tecnológico de Estudios Superiores Monterrey, Estado de México.

Fuente: veritasonline.com.mx, 2017.

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