Crear y mantener un blog no es nada fácil. Uno empieza al principio muy motivado y teniendo claro la gran batería de temas sobre los que le gustaría escribir… pero el tiempo pasa rápido y te vas dando cuenta de que detrás de cada artículo con un mínimo de calidad, uno realiza las siguientes tareas:

• investiga sobre la temática para estar al día,
• planifica y decide qué entradas escribir y para cuándo,
• lee referencias relacionadas sobre el artículo a escribir,
• escribe el artículo (incluyendo la búsqueda o creación de imágenes o infografías, la inclusión de referencias…),
• revisa el artículo y quizá lo traduce a otros idiomas (revisando también las traducciones),
• promociona el artículo en redes sociales,
• no para de hacer networking.

Si a todo lo anterior le añades que en tu caso no te dedicas en exclusiva al mantenimiento de un blog y que además tienes muchas otras tareas pendientes…  pues eso, que el día sólo tiene 24 horas y cuanto más productivo seas mejor.

Sé más eficaz

Recuerdo que empecé a leer información sobre cómo aumentar la productividad cuando mi director de tesis, a pesar de su gran paciencia conmigo, en un momento determinado y posiblemente desesperado con mi capacidad para procrastinar, me recomendó que leyera el libro “Getting Things Done” (GTD) de David Allen. En él, el autor propone una estrategia para ser productivo sin estrés (puedes encontrar más información en su blog GTD Times). También encontrarás varios libros sobre el autor en castellano.

Su estrategia, de forma muy resumida, consiste en aplicar continuamente los siguientes 5 pasos:

1. Recoge (Capture): anota o recoge todo aquello que requiere de tu atención, bien sea personal o profesional, y confecciona una lista de todas las cosas o preocupaciones que te gustaría hacer o resolver.
2. Aclara (Clarify) qué implica hacer cada elemento en tu lista: piensa si es accionable, es decir, si eres capaz de hacerlo. Si no, olvídate o guárdalo para otro momento de tu vida. Pero si puedes hacerlo, ¿qué paso debes realizar para solucionarlo? Si tardas menos de 2 minutos en hacerlo, hazlo inmediatamente. Si no, si puedes delégalo o ponlo en la lista de “para cuando puedas”.
3. Organiza (Organize): hazte listas ordenadas y con sentido con distintos tipos de recordatorios a tareas a realizar. Por ejemplo, lista de llamadas a realizar, lista de e-mails, etc.
4. Reflexiona (Reflect): revisa con frecuencia todas tus listas para ir priorizando qué hacer a continuación. Vé realizando las siguientes tareas a realizar (las de “para cuando puedas”) y ve actualizando la lista.
5. Ejecuta (Engage): utiliza el sistema que te sea más cómodo para ir llevando a cabo las acciones apropiadas para ir realizando todo aquello que debería estar acabado.

Esta estrategia, y lo digo por experiencia, cuando tienes un montón de preocupaciones muy distintas en tu cabeza y gran diversidad de cosas que hacer es muy útil para bajar el nivel de estrés (cuando empecé a escribir la tesis, mis 4 hijos tenían entre 1 y 8 años).

Puede parecer muy tonto pero recuerdo que, por un lado, el hecho de anotar en mi libreta una tarea que quería hacer, era suficiente para no seguir pendiente en todo momento de que tenía que hacer aquello y, por otro lado, sólo por el hecho de tener una lista ordenada por prioridad de realización, me obligaba a no empezar otra cosa hasta no haber acabado la tarea anterior. Y lo mejor: la tesis fue presentada en un periodo de tiempo razonable y los hijos han ido creciendo.

La estrategia de David Allen, pensada para cualquier ámbito, es fácilmente aplicable a todas las tareas de mantenimiento de un blog. De hecho, espero que la lista inicial en esta entrada ya te sirva como base del primer punto Capture.

Manifiesto de la productividad

Otra estrategia muy conocida entre bloggers para aumentar la productividad es la que recoge Nathan Barry en el Productivity Manifesto (en español, manifiesto de la productividad).

El manifiesto empieza con la cita impecable de Paul J. Meyer:

“Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to
excellence, intelligent planning, and focused effort.» — Paul J. Meyer

La productividad nunca es el fruto de la casualidad. Es siempre el resultado de un compromiso por la excelencia, una planificación inteligente y un esfuerzo focalizado.

Así que, ¡no hay excusas válidas! Si quieres aumentar la productividad ten estrategias para estar bien organizado, ten rigor por la excelencia y focaliza tu esfuerzo. Sólo así conseguirás una gran calidad en el resultado.

El manifiesto incluye 10 reglas que deberías tener siempre presente para mantener un blog y no morir en el intento:

1. Céntrate en las cosas importantes: no te obsesiones en el hecho de ser o no ser eficiente. Empieza a centrarte en aquello que moverá tu negocio hacia adelante y contribuirá al cumplimiento de tus metas. Muy relacionado con el punto 4 de David Allen: prioriza qué hacer a continuación.
2. Haz algo cada día: si eres constante y progresas cada día un poco, llegarás mucho más lejos. Para ello ponte pequeños compromisos diarios e intenta cumplirlos pronto por la mañana; por ejemplo, cada día escribiré 1.000 palabras en el blog.
3. Crea y consume en distintos dispositivos: es muy fácil, mientras escribes, abrir ventanas consultando cualquier red social, noticias, mails, etc. Evita distracciones. Nathan decidió que, para ser más eficiente, su ordenador seria exclusivamente para escribir o programar pero nunca para consultar información no relacionada con dicho trabajo.
4. Concéntrate en un periodo limitado de tiempo. Usa la Técnica Pomodoro: usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados “pomodoros”) separados por pausas. Para ello, lo más recomendable es utilizar alguna app (tipo Clockwork Tomato) que te irá indicando los intervalos de tiempo. Por tanto, tus listas de tareas deberían ir acompañadas de intervalos de tiempo.
5. Nunca te saltes la publicación de una entrada. Planifica en un calendario las entradas que publicarás y asegúrate de no tenerte que sentir avergonzado por no cumplirlas. Está demostrado que tener una fecha limite de finalización de una tarea es una de las mejores motivaciones para que esa tarea realmente esté finalizada.
6. Gasta con sentido. Decide cuáles son tus prioridades y sé coherente en gastar tu tiempo y dinero en ellas. Si te encanta ver tu serie favorita cada noche, que los demás no te hagan renunciar a esto, pero asegúrate antes de haber ocupado tu tiempo y dinero en todas aquellas tareas que tenían que estar ese día acabadas.
7. Cara o cruz. No te bloquees en la toma de decisiones. Si tienes dos alternativas y no sabes cuál escoger, no pierdas tiempo pensando, tira la moneda y ponte manos a la obra con la que te ha tocado.
8. No te esperes a tener la herramienta perfecta. No necesitas una elíptica para empezar a hacer deporte, ni un ordenador nuevo para aprender a programar, ni un gran instrumento musical para empezar a aprender a tocarlo. Con tu blog lo mismo, empieza primero escribiendo para demostrarte a ti mismo que vas a dedicarle el tiempo que necesita antes de tener el “blog perfecto”.
9. Gestiona las ideas. Aclara tu cabeza. Está muy bien que cualquier cosa en la que estés trabajando te genere nuevas ideas (reconozco que para desesperación de mis socios, es mi especialidad) pero también son un arma muy potente de distracción. Para evitar el caos cada vez que aparece una nueva idea, para un momento si puedes y apúntala en papel. Luego vuelve a tu trabajo. Más adelante ya revisarás tu lista de ideas.
10. Concéntrate en acabar. Toda tarea que empiezas, asegúrate de acabarla o “mátala”. No hay nada más estresante que tener muchos frentes abiertos simultáneamente. Si un trabajo que empiezas no eres capaz de acabarlo, deséchalo, pero no te dediques a marear la perdiz.

Personalmente, de todo el manifiesto la técnica que yo no utilizo es la del Pomodoro. No dudo en que es muy útil para muchas personas, pero me parece demasiado rígida o artificial hacer una división del tiempo de forma tan estricta.

Pero en cambio, la regla que mejor me funciona para ser eficiente es la 5. Nunca te saltes la publicación de una entrada. Nosotros en Nelio, con el calendario editorial de Nelio Content, siempre planificamos las entradas que vamos a publicar. La fecha límite de publicación de una entrada en dicho calendario es la perfecta garantía de que esa entrada va a estar escrita, revisada y planificados todos los mensajes para promocionarla en las redes sociales en dicha fecha.

Blogs de productividad

Volviendo al tema de cómo aumentar la productividad para mantener un blog de forma eficiente, aparte de lo comentado hasta ahora, puedes encontrar muchas más estrategias, técnicas y trucos. Por ejemplo, encontrarás también artículos interesantes en Better Productivity Blog, un blog en inglés de Rami Rantala en el que escribe exclusivamente sobre este tema. Me gustaría destacar de este blog un listado que va actualizando de vez en cuando sobre los 50+ blogs sobre productividad. Así que si este tema te apasiona, encontrarás hasta más de 50 referencias que te ayudarán a ser un crack de la productividad.

Fuente: neliosoftware.com

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