Por Gustavo Ibáñez Padilla.
En el telón de fondo del teatro empresarial, se despliega una danza enmarañada y misteriosa, una coreografía que desafía las leyes de la lógica y la previsibilidad. Esta danza, queridos lectores, es la danza de los cuatro elementos: el Principio de Peter, la Ley de Parkinson, la Ley de Murphy y la Matriz de Eisenhower. Estos no son simplemente conceptos abstractos, sino fuerzas cósmicas que influyen en el destino de las empresas y los individuos que las componen. ¿Listos para sumergirse en este baile de destinos y decisiones? ¡Ajusten sus cinturones, aférrense a sus asientos y prepárense para un viaje por el tumultuoso mundo del management!
Comencemos por el Principio de Peter, esa deliciosa paradoja que afirma que “en una jerarquía, todo empleado tiende a ascender hasta su nivel de incompetencia”. Esta joya de la psicología organizacional nos recuerda que el éxito no garantiza la competencia y que el ascenso dentro de una organización puede llevarnos a terrenos desconocidos y desafiantes. Pero no solo lo digo yo, ¡también lo afirma el incomparable Peter Drucker, el padre del management moderno! Como él solía decir: “La gerencia es hacer las cosas bien; el liderazgo es hacer las cosas correctas”.
Imaginemos a Victoria, una talentosa ingeniera que siempre ha destacado en su trabajo técnico. Su habilidad para resolver problemas y su ingenio la llevan a ser promovida como jefa de departamento. Sin embargo, una vez en el puesto, se encuentra luchando con la gestión de equipos y la diplomacia interdepartamental. ¡Ah, el dulce sabor del ascenso seguido de una caída abrupta!
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Pero no se vayan todavía, porque la Ley de Parkinson está lista para hacer su entrada triunfal. Esta ley, formulada por el célebre Cyril Northcote Parkinson, sostiene que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”. ¡Ah, qué brillante observación sobre la procrastinación humana! ¿Quién no ha experimentado la sensación de que una tarea se vuelve más compleja y demorada a medida que se acerca su fecha límite?
Imaginen a Alfonso, un contador encargado de preparar un informe financiero mensual. A pesar de que podría completarlo en un par de días, decide tomarse toda la semana para hacerlo. ¿Por qué? Porque, según Parkinson, el trabajo se extenderá para llenar el tiempo disponible. ¡Ah, la dulce melodía de la procrastinación y el estrés laboral!
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Pero no podemos olvidar la Ley de Murphy, ese despiadado dictamen que proclama que “todo lo que pueda salir mal, saldrá mal”. Esta ley, enunciada por el ingeniero aeroespacial Edward A. Murphy Jr., es un recordatorio implacable de la fragilidad de nuestros mejores planes y la inevitabilidad del caos en el mundo empresarial. Como dijo una vez el brillante empresario Elon Musk: “Si las cosas no están fallando, no estás innovando lo suficiente.”
Imaginen a Carolina, una diseñadora de moda que ha trabajado durante meses en una colección para un importante desfile. Todo está perfectamente coordinado: los diseños son innovadores, las telas son exquisitas y los modelos están listos para desfilar. Sin embargo, el día del evento, una tormenta repentina causa estragos en el transporte de las modelos y una de las máquinas de coser se descompone. ¡Gracias, Murphy, por tu inquebrantable sentido del humor!
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Pero en medio de este caos y confusión, emerge la Matriz de Eisenhower como un faro de sabiduría y claridad. Esta herramienta de gestión, popularizada por el presidente Dwight D. Eisenhower, nos enseña a distinguir entre lo urgente y lo importante, permitiéndonos priorizar nuestras tareas y enfocarnos en lo que realmente importa. Como recalcaba Eisenhower: “Lo importante es rara vez urgente y lo urgente es rara vez importante”.
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Imaginen a Geraldo, un ejecutivo de ventas abrumado por una montaña de correos electrónicos y reuniones. Utilizando la Matriz de Eisenhower, identifica las tareas importantes pero no urgentes que requieren su atención a largo plazo. Luego, asigna las tareas importantes y urgentes a su equipo operativo y delega las tareas urgentes pero no importantes a su equipo de auxiliares. Por último, elimina las tareas que no son ni importantes ni urgentes. ¡Y así, recupera el control sobre su tiempo y su agenda!
Pero hay otro factor crítico en este intrincado juego empresarial, y ese es el Azar. A menudo subestimado pero siempre presente, el azar puede influir en el curso de nuestras vidas y carreras de maneras impredecibles e inesperadas. Como dijo una vez el escritor francés Jean Cocteau: “La suerte es la forma en que el azar se disfraza de destino”. Reconocer la influencia del azar en nuestras vidas nos ayuda a mantener una humildad saludable y a prepararnos para lo inesperado.
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Entonces, ¿cómo podemos aplicar estos cuatro elementos para mejorar nuestro desempeño profesional y empresarial? Primero, reconociendo que el éxito no es solo ascender la escalera corporativa, sino también saber cuándo detenerse y reflexionar sobre nuestras habilidades y limitaciones. Segundo, comprendiendo que el tiempo es un recurso finito y que debemos utilizarlo sabiamente, priorizando nuestras tareas y enfocándonos en lo que realmente importa. Tercero, aceptando que las cosas saldrán mal en ocasiones, pero que podemos prepararnos para ello mediante una planificación cuidadosa y una actitud resiliente. Y cuarto, recordando que el azar puede jugar un papel importante en nuestras vidas y carreras, y que debemos estar preparados para adaptarnos a las circunstancias cambiantes.
En resumen, en el fascinante y complejo mundo del management y los negocios, el Principio de Peter, la Ley de Parkinson, la Ley de Murphy, la Matriz de Eisenhower y el azar son como los elementos de un ballet empresarial, cada uno contribuyendo a la danza de la vida empresarial de manera única y poderosa. ¡Así que bailemos con gracia, enfrentemos los desafíos con determinación y recordemos siempre mantener nuestros ojos en el premio!
Fuente: Ediciones EP, 11/04/24.
Información sobre Gustavo Ibáñez Padilla
Este artículo también ha sido publicado en Mendoza Today
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12 Lecciones de Negocios de Tim Ferris para tener éxito
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1. ” Muchas personas prefieren la infelicidad por encima de la incertidumbre”
Lo cierto es que irónicamente, la mayoría de las personas prefieren quedarse como están (aunque no les guste su situación) porque tienen más miedo a asumir riesgos que a seguir como están. El problema es que años más tarde, un gran porcentaje de estas personas se arrepienten de no haber asumido ciertos riesgos y haber cambiado su situación cuando pudieron cambiarla.
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2. “Si alguien no te está haciendo más fuerte, te está debilitando”
Lo cierto es que la famosa escala de grises puede ayudar cuando vas a elegir el color de una cocina, pero en la vida debemos simplificar, y por regla general, no existen los grises, sino el blanco y el negro. Si alguien no suma en tu vida, está restando. Si no te empuja, te está frenando. Si no te está haciendo más fuerte, te está haciendo más débil. Eres la media de las cinco personas con las que más tiempo pasas, así que intenta no subestimar los efectos de tus amigos mediocres, de los pesimistas, de los poco ambiciosos, de los desorganizados.
En ocasiones, para cambiar tú, en primer lugar debes cambiar tu entorno y tu círculo. Cuando quieres ponerte en forma haciendo ejercicio, no vas a un restaurante. Vas a un gimnasio porque es donde está el ambiente equipado para tal función. Pues bien, hay entornos preparados para el éxito y para el fracaso. Mira a tu alrededor.
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3. “El tiempo es el rey”
Para disfrutar realmente de la vida, no necesitas grandes lujos. únicamente necesitas tener el control del tiempo. De nada te sirve tener éxito en los negocios si no vas a poder tener tiempo para hacer lo que quieres hacer y para pasar ese tiempo con quien realmente deseas pasarlo. Es por eso que Tim Ferris es un entusiasta de la gestión del tiempo y de delegar aquellas tareas que puede hacer cualquier otro simplemente para tener más de ese activo tan importante, que es el tiempo.
Necesitas darte cuenta de que la mayoría de cosas, sencillamente, no son tan serias como crees que son.
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4. “Saber abandonar es de ganadores”
Nos bombardean constantemente con la idea de que el éxito es para quien persiste, pero eso es falso. El éxito es para quien sabe abandonar. Abandonar lo que no funciona, abandonar lo que ya está podrido. Cuando abandonas algo, tienes la oportunidad de comenzar otra cosa. Es esencial tener la capacidad de dejar rápidamente lo que no funciona para centrarte en lo que sí funciona.
Y esto es aplicable a la vida y a los negocios. Por ejemplo, si dejas a una mala pareja a tiempo, puedes encontrar más rápidamente a una pareja buena. Si dejas rápidamente una idea de negocio que no funciona, puedes darle forma a 2 ideas que sí funcionan. Así que cambia el paradigma. si sabes abandonar y no persistir donde no deberías estar persistiendo, estás más cerca del camino correcto y del éxito.
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5. “Las personas tóxicas no merecen tu tiempo. Pensar de otra forma, es masoquismo”
Dedicar tu tiempo, tu energía y recursos a las personas equivocadas es la mejor forma de acabar mal o, como dice Ferris, masoquismo. A las personas tóxicas debemos darle distancia para así producir acercamientos a otro tipo de personas que pueden adecuarse mucho mejor a nuestros proyectos comunes e intereses.
Y sobretodo, no dejes entrar a una serpiente en tu empresa, pues puede cargarse a todo un grupo sano.
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6. “Muchos pasos en falso se han dado por no dar pasos”
Y es que en ocasiones, la peor decisión que podemos tomar es no tomar ninguna decisión. El paso que nos puede conducir al fracaso, precisamente, puede ser ese paso que no damos.
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7. “La información es inútil”
Vivimos en la mayor era de información de la historia. Todos tenemos acceso a la misma información. Y además, prácticamente todo es gratis. ¿Por qué la mayoría de las personas no tienen éxito? Sencillo. La información es algo inútil si no se aplica a algo importante o si te olvidas de lo que has aprendido antes de tener la oportunidad de aplicar esos supuestos conocimientos.
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8. “Haz hincapié en tus puntos fuertes, no arregles las debilidades”
Aunque pueda sonar contraintuitivo, lo cierto es que todos tendemos a reconocer nuestras debilidades y querer mejorarlas. Alguien nos ha vendido esa idea. Y eso es una mala idea, pues realmente, la mayoría de personas somos un gran saco de debilidades y únicamente tenemos unas pocas fortalezas. Así que si te centras en mejorar tus puntos débiles, acabarás frustrado. Céntrate en potenciar aquellos puntos en los que ya eres fuerte. Así es como se gana. Y ésta sí es una lección de negocios que no debes olvidar, pues las empresas de éxito no lo han logrado por mejorar en lo que fallan, sino por aprovechar y potenciar aquéllo que les hacía diferentes y competitivas.
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9. Se pueden robar ideas, pero no la ejecución.
Se pueden robar las ideas de negocios, pero una idea no es nada si no se ejecuta correctamente. Es decir, una idea de negocio llevada a cabo sin pasión y con una pésima ejecución únicamente funcionará cuando alguien le ponga esa pasión y planificación.
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10. “Los mejores empresarios que he conocido eran todos buenos comunicadores”
Realmente, todos coinciden con esta parte. Incluso Warren Buffett reconoce que tuvo que asistir a un curso de Carnegie para aprender a comunicar más efectivamente y perder el miedo a hablar en público. Una idea se trasmite mediante la comunicación. Una venta se cierra gracias al arte de la comunicación. Logras financiación porque sabes comunicar tu proyecto. En los negocios, todo se basa en la comunicación. Comienza por ahí, pues éste probablemente sea uno de los pocos factores unificadores que se necesitan para tener éxito en los negocios.
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11. “Nunca automatices algo que puede ser eliminado. Nunca delegues algo que pueda ser automatizado”
Poco que decir en este punto que Tim Ferris nos dejaba tan claro en La Semana Laboral de 4 horas, y es que no teniendo en cuenta este consejo, únicamente hace que malgastes el tiempo de alguien en vez del tuyo, y en muchos casos, el tiempo de ambos.
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12. “El éxito se mide por el número de conversaciones incómodas que estás dispuesto a tener”
Debemos tener muchas conversaciones incómodas a lo largo de nuestra vida. De hecho, debemos tener en cuenta que lo único que separa a la gente de éxito de los que no logran cosas en la vida , es que las personas de éxito hacen muchas cosas que asustan a la mayoría de la gente. Y eso incluye las conversaciones incómodas.
A menudo tememos a pedir lo que deseamos por el miedo al rechazo. En este sentido, te recomiendo este método que explicaba para perder el miedo al rechazo. Alguien decía por ahí que finalmente tenemos en la vida lo que negociamos. Es muy probable que no te aumenten el sueldo en la empresa porque nunca lo has pedido. No lo has pedido por el miedo a ser despedido. También es posible que exista algún cliente que no pertenece a tu cartera de clientes porque crees que te rechazaría.
Esas llamadas en frío que debes hacer, esas puertas heladas a las que debes llamar, esas personas duras con las que tienes que hablar… esas pequeñas cosas que separan lo que podrías lograr de lo que lograrás si no las haces.
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Fuente: negocios1000.com, 2018.
Más información:
Tim Ferris
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Siete recomendaciones para convertir un ‘hobby’ en un negocio
Si tienes un ‘hobby’ o pasatiempo y quieres convertirlo en un negocio sencillamente por pasión, debes ser prudente y seguir ciertas recomendaciones.
Convertir un pasatiempo en una fuente de ingresos puede ser un absoluto éxito, pues es aquí cuando el emprendedor agrega una valiosa herramienta a su producto o servicio: la pasión. Sin embargo, como en todo negocio, hay que tomar ciertas medidas para evitar que resulte en fracaso.
Generalmente, el elogio de amigos y familiares convence a las personas que esa transformación puede ser positiva. Esto ya significa que existe aceptación del producto al menos en una parte del público, y es un primer indicador que se debe tomar en cuenta.
Aun así, ese importante paso acompañado por el apasionamiento puede ser un gran riesgo, por lo que conviene informarse más y planificar ciertas estrategias.
A continuación, siete recomendaciones para convertir un ‘hobby’ en un negocio:
Busca indicadores de aceptación del producto
Haz preguntas y consultas entre tus familiares y amigos, pero pidiéndoles que sean críticos sobre los aspectos principales que requieres considerar. Lo ideal es que estas consultas se puedan extender a otras personas, elige un sector de tu ciudad donde creas que existe un público objetivo y presenta tu producto o servicio a las personas para que te manifiesten lo bueno y lo malo que puedan encontrar. Estos son métodos que funcionan para hacer correctivos y mejorar nuestra oferta en búsqueda de un impacto positivo dentro del público objetivo.
Debes convencerte del paso que vas a dar
¿Estás preparado para dejar atrás tu empleo y dedicarte a tu propio negocio? Por más pasión que genere tu pasatiempo, debes tomar en cuenta que es una actividad que realizas ocasionalmente y que una vez lo conviertas en negocio, necesitarás ponerlo a producir (ya sea producto o servicio) de manera constante, tiempo completo. ¿Es realmente lo que deseas hacer?
Planifica todo, absolutamente todo
Comienza por planificar las finanzas, es decir, ¿Qué cifras debes manejar del producto o servicio para lograr la rentabilidad mínima que requieres? Analiza todos los costos que tendrás como el capital de inversión, equipamiento, estructura necesaria, etc. Una forma menos arriesgada de iniciar un negocio que puedes considerar (si aplica) es laborando desde casa. El reto será poner tu oferta en el mercado para que la conozcan y se interesen en ella.
Realiza una proyección del crecimiento de ventas de tu negocio, basándote siempre en sus estudios iniciales. Aquí es importante hacer preguntas como: ¿Cuántas veces al mes compraría tu producto una persona? (en caso de alimentos o algunos servicios), este es un factor que puede ayudarte a determinar la frecuencia de consumo y te dará pautas para saber cuánto invertir, entre otros datos.
Analiza el mercado
¿Dónde se encuentra tu público? ¿Conviene trabajar con un nicho en concreto o con cualquier segmento? ¿Tienes competencia local? ¿Cuáles son sus puntos fuertes? ¿De qué calidad son sus productos? ¿Atienden de forma personalizada? En fin, son múltiples datos que debes analizar antes de invertir.
¿Puedes gestionar a las personas y al negocio?
Una cosa es algo que te permite trabajar con tu propia afición y otra muy diferente es darle manejo a un negocio, con personal a cargo. Esto requiere un importante compromiso administrativo así como un adecuado manejo de empleados. Y para esto, debes prepararte, pues de tu liderazgo dependerá mucho el éxito de tu negocio. En caso que no estés en disposición de gestionar todo, puedes compartir dichas funciones con un socio que cuente con las habilidades necesarias y pueda complementarse contigo.
Vendes o vendes
Cuando tienes un pasatiempo y las personas que te rodean se identifican y disfrutan con lo que haces, es más fácil llegar a ellas para que compren tus productos o servicios. Ahora bien, cuando esto se convierte en un negocio el gran reto es vender tu producto. Para ello debes contar con una completa planificación de ventas integrada a una puntual campaña de marketing que incluya inversión en redes sociales y medios de comunicación.
Escucha la experiencia
Si tienes la oportunidad, escucha la opinión de empresarios que conozcas y que han tenido éxito en sus negocios. Otros criterios son necesarios siempre para tomar mejores decisiones. Una herramienta muy práctica que puede contribuir mucho en la organización de toda esta información es el modelo CANVAS, un moderno método para la creación y análisis de planes de negocio.
Fuente: Ediciones EP.
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¡Haz que las cosas sucedan!
Por Patricia Millán.
Si queremos el éxito en nuestras vidas, uno de los secretos es hacer que las cosas sucedan. Para ello no necesariamente tiene que realizarlas uno mismo.
Delegar consiste en dar a otro el poder, la autoridad, la autonomía, la facultad o la responsabilidad para que pueda tomar decisiones, resolver problemas, desempeñar funciones o ejecutar tareas, sin necesidad de que nos tenga que consultar u obtener nuestra aprobación.
¿Por qué es tan importante aprender a delegar?
Entre los beneficios más importantes derivados de la delegación de autoridad de forma adecuada se pueden mencionar:
- Los líderes de equipo pueden dedicar su tiempo a ejecutar tareas más estratégicas orientadas al desarrollo del negocio y delegar las tareas operativas a otros empleados.
- Delegar tareas que requieren habilidades especiales que no se tienen o en las que no se destaca a personas que sí las tienen, es un camino seguro para aumentar la productividad.
- Es un gran mecanismo para desarrollar profesionalmente a los miembros de un equipo ya que cuando un jefe delega en un subordinado, lo más probable es que logre aumentar su motivación y si el trabajo se hace bien, este puede ir evolucionado dentro de la organización.
Otro tema importante para tener éxito en el trabajo es saber distinguir entre eficiencia y eficacia.
La eficiencia se refiere a hacer las cosas bien, es obtener el mejor o máximo rendimiento utilizando un mínimo de recursos. La eficacia, por otra parte, es hacer las cosas de la manera correcta y de esta manera alcanzar el resultado deseado.
La eficiencia se centra en el proceso que se sigue para lograr algo, tomando en cuenta los “medios”; mientras que la eficacia se centra en el logro o alcance final, es decir en los “fines”.
Para ser eficiente se requiere de una disciplina rigurosa. Esto puede conllevar a que las personas se vuelvan muy metódicas, calculadoras o que sean un tanto inflexibles. Mientras que para ser eficaz se crean estrategias que funcionan a largo plazo, y por esta razón las personas eficaces tienden a ser más adaptables a su entorno y a las circunstancias.
Ya que la eficiencia se trata de hacer las cosas bien. Pero hacer lo mismo puede desalentar o ir en contra de la innovación. Contrario a la eficacia, en la cual se fomenta la innovación, ya que se exige que la persona sea crítica y piense por sí misma; para de este modo poder lograr su mayor objetivo.
No es suficiente hacer algo bien, sino hacerlo adecuadamente. Con éste cambio de actitud, pasarás de ganar dinero a tener mucho éxito en tus actividades.
Fuente: lyncoresoftware.com, 01/06/16.
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Cómo bajar los costos ocultos
Por Nino Fernández.
Están en todas las actividades, afectan a todas la áreas e impactan sobre la competitividad y rentabilidad. Cómo detectarlos y reducirlos.
Con la caída de la rentabilidad como principal preocupación, la mayoría de las pymes busca recortar aquellos gastos considerados prescindibles, como el café en las oficinas, el taxi para los trámites o los almuerzos de cortesía. Sin embargo, pocas son las firmas y pocos son los esfuerzos destinados a reducir los costos ocultos, una suerte de rémora presente en la mayoría de las actividades, que puede llegar a tener incidencia relevante en la columna de gastos totales.
Se entiende por costos ocultos aquellos gastos que no son productivos o estrictamente necesarios para el funcionamiento de la empresa y que suelen pasar desapercibidos para los sistemas contables y la cuenta de resultados. Los ejemplos, que son diversos y afectan a todas las áreas, reconocen diferentes orígenes.
La falta de conocimiento o de compromiso de empleados que dejan las computadoras prendidas, o de operarios que no avisan del mal funcionamiento de sus máquinas, con el consiguiente mayor consumo de electricidad y generación de desperdicios; o la falta de un sistema que alerte sobre el vencimiento de insumos en los depósitos, son sólo algunos de los más conocidos. Aunque de mayor complejidad, también suelen integrar esta lista los costos de oportunidad, aquellos que derivan en pérdidas de mercado por insatisfacción de los productos o servicios vendidos; algunos de carácter financiero o el pago de sobreprecios non sanctos, para alcanzar determinados propósitos.
Desde la óptica de los expertos, no sólo es clave detectar estos factores que generan improductividades, sino también tratar de neutralizarlos o reducirlos, a través de la gestión profesional.
No se ven, pero pesan
El ingeniero Jorge Onzari, gerente de Mantenimiento y Servicios de Ingredion Argentina, firma especializada en el procesamiento del maíz, asegura que los costos ocultos impactan en la rentabilidad y competitividad de las empresas, en un amplio espectro de actividades.
«Pueden ser muy variados, tener distinto origen y requerir diferentes soluciones. A nivel productivo, la no disponibilidad de equipos en su punto óptimo de funcionamiento, o la ausencia de planificación, generan tiempos improductivos muy altos. Lo mismo puede pasar con la falta de idoneidad de los operadores para ejecutar una tarea, la rotación de personal, los accidentes laborales, las condiciones de trabajo que generen incomodidades ergonómicas o las pérdidas en los depósitos», afirma Onzari.
Para Aníbal Cofone, docente de la Facultad de Ingeniería de la UBA y consultor de pymes en Mejora Continua, «en los rubros industriales, y solamente en materia de mano de obra, los diferentes costos ocultos pueden significar sobrecostos de más del 30%, medidos a estándares relativamente tolerantes». Hace unos meses –relata–, en una empresa fabricante de plásticos, al jubilarse el operario de una inyectora, descubrieron que con ciertos moldes críticos, la máquina había trabajado los últimos veinte años a la mitad de la velocidad posible. «Nadie quiso hacer la cuenta del dinero que habían perdido y cómo esto había impactado negativamente en el clima y el ritmo de todo el equipo», dice Cofone.
El ejemplo habla a las claras de una carencia de planeamiento y de administración de los recursos humanos, área en la que efectivamente estos costos ocultos pueden ser significativos.
Oscar Banegas, gerente del Servicio de Compensaciones de Hay Group, consultora internacional especializada en gestión de recursos humanos, asegura que muchas pymes tienen bajo nivel de profesionalización en su gestión y eso tiene efectos negativos sobre la empresa.
«Hay empresas que no dedican tiempo a las funciones de entrenamiento y capacitación, ni generan estrategias de atracción y retención de sus recursos humanos, que tienen una visión de corto o, a lo sumo, mediano plazo y viven en crisis de supervivencia. Generalmente, tienen una persona que se ocupa de liquidar salarios y gestionar la documentación laboral, pero no intervienen en la administración de los conflictos, ni en el desarrollo y el alineamiento de los puestos de trabajo con las necesidades de la firma. También carecen de una estrategia de capacitación permanente y sistematizada, lo que enfatiza el incremento en costos ocultos», dice Banegas.
Carlos Anino, presidente de Synthesis, firma especializada en soluciones informáticas para el retail, con énfasis en automatización comercial, dice que en este sector la rotación de empleados suele traducirse en un bache difícil de cubrir.
«A la dificultad de obtener en el mercado un desarrollador para tecnologías de objetos, se agrega la posterior necesidad de dotarlo del conocimiento de nuestra plataforma. Así, las curvas de inducción dependen mucho de la aptitud y la actitud del profesional ingresante. Para graficarlo: la diferencia entre un desarrollador senior Java y uno VTOL –nuestro producto desarrollado en Java–, puede oscilar entre tres y diez meses de inducción interna. Pueden aparecer baches improductivos en la gestión de equipos de trabajo: un colaborador asignado a diferentes proyectos, precedencia de tareas, o simplemente falta de un control más exhaustivo de la producción. Según la calidad del seguimiento, los bolsones improductivos pueden transformarse en costos ocultos difíciles de absorber», destaca Anino.
Con todo, en la industria del software se reconocen otros costos ocultos que exceden la gestión de recursos humanos y pueden abarcar una porción importante del presupuesto total de producción. «En el caso de desarrollos a medida, el cambio de alcance del proyecto genera costos muchas veces incobrables para el sector, por ejemplo por modificaciones pedidas por los clientes que ellos consideran nimias, o por la dilación del tiempo de cobro, o por errores de análisis de las aplicaciones. Y hay un costo oculto muy importante en la brecha entre el presupuesto y la aceptación del trabajo, que puede demorar más de dos meses; en un escenario con inflación, implica resignar rentabilidad», cuenta Carolina Bandoli, CEO de la consultora especializada MarkeTIC.
«El tiempo que puede tardar el reacomodamiento de precios suele resultar oneroso, más en los proyectos de bajo margen, generalmente porque el contrato de servicios no contempla el traslado a precio de los cambios que inciden en los costos, como los salarios o la variación en los índices de referencia», acota Anino.
Por cierto, también son de diversa índole los costos ocultos en la industria manufacturera, donde se reconocen tres grandes grupos: los vinculados a maquinarias y equipos, los que tienen que ver con los recursos humanos y los asociados a los procesos productivos. «Está comprobado que entre las posibles causas de las pérdidas en los equipos, figura el deterioro que implica la falta de un buen programa de mantenimiento o, simplemente, porque los encargados de observar y corregir estas fallas aceptan estas pérdidas como normales», dice Osvaldo Martínez Pereyra, docente de la cátedra de Ingeniería y Mantenimiento, del Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ITBA).
El experto también se refiere a los factores improductivos que generan las deficiencias en la logística. Por ejemplo, los tiempos que insume el desplazamiento de materia prima de un depósito hasta el centro productivo, o la decisión de comprar pallets de madera de baja calidad o fuera del estándar, que luego se traduce en roturas de mercaderías, bloqueos de máquinas o accidentes.
Sobre este punto, José Luis Losada, director de Tecnologística Consultores, dice que la lista de costos ocultos en logística es enorme, aun en las empresas más eficientes. «La incidencia de estos costos crece cuando las firmas carecen de indicadores de gestión, que permiten monitorear los procesos y mantener o mejorar los niveles de eficiencia; o no se siguen buenas prácticas en cada una de las actividades logísticas», afirma Losada.
Ignacio Herrou, jefe de Logística y Distribución del fabricante de levaduras Calsa, asegura que, en su momento, los costos ocultos tenían impacto directo sobre la productividad de esta firma, que maneja más de 200 SKU (Stock Keeping Unit), o sea, los ítems que participan en el inventario. Y relata: «Nos afectaban tanto en la línea de producción como en la preparación de los pedidos en el centro de distribución, por la cantidad de SKU y por la alta frecuencia de visitas que requería cada pedido, con el consiguiente mayor tiempo de preparación».
Soluciones
«La reducción de los costos ocultos en logística es un proceso que no tiene fin y que aporta beneficios significativos, con mínimas inversiones», define Losada.
Para el consultor, este objetivo implica la incorporación de sistemas de gestión que ordenen el proceso operativo, mejores prácticas en cada función (diseño eficiente de depósitos, calidad certificada en la preparación de pedidos, facturación culata camión, etc.), desarrollo de un proceso de mejora continua que obligue a una revisión permanente de la calidad de la gestión; por ejemplo, la certificación de una norma de calidad es parte de ese proceso. Pero, por sobre todo, Losada recomienda tener Indicadores de Gestión (KPI) que permitan medir dónde se encuentra parada la empresa y hacia dónde se dirige. Para todo ello, agrega, es clave la capacitación de la gente, teniendo en cuenta que las necesidades varían según el perfil de los puestos: «Debe haber un tipo de capacitación para los operarios y otra para los supervisores o analistas logísticos».
En Calsa, dice Herrou, los costos ocultos en la actividad logística se superaron gracias a una estrategia de gestión llamada Proyecto Más que, entre otras acciones, habilitó un indicador de eficiencia denominado OEE (Overall Equipment Efficiency), incorporó un sistema de gestión, que incluye acciones de capacitación del personal y la adopción de medidas de seguridad, higiene y medio ambiente. Y agrega: «Los cambios se centraron en la modificación del lay out del centro de distribución, para acortar las distancias que recorrían los preparadores de pedidos y se reclasificaron las ubicaciones de los SKU, haciendo más eficiente todo el proceso. Se completa con un manual de procedimientos con las mejores prácticas de trabajo, al que accede todo el personal».
Cofone, por su parte, asegura que en la identificación y posterior reducción de costos ocultos hay una palabra clave: medir. «La secuencia sería hacer primero el estudio previo de todo lo que consume o requiere producir el producto, luego implementar con cuidado y profesionalismo el proceso, y después medir en forma permanente, para que con la mejora continua, se pueda ir ajustando»
En la misma línea opina Martínez Pereyra: «Si la empresa mide la entrada de materia prima a la planta, puede descubrir si tras el proceso de producción se consume más de lo debido, si la pérdida está en la falta de cuidado de los operarios, en posibles robos o en el vencimiento de productos. O sea, en la medida que se mida en forma sistemática, esta situación obliga a todos los que intervienen en el proceso productivo a ser más responsables en sus funciones».
Precisamente, la recomendación del consultor Banegas hace eje en las personas. «La fórmula no es mágica, hay que trabajar en la ‘profesionalización’, para medir permanentemente el impacto relativo que tiene cada cargo, puesto de trabajo, trabajador, sistemas, maquinarias y cultura de la empresa. Y en este camino, lo primero que se debe hacer es formalizar la ‘educación’ de los propietarios y conductores de las pymes, en aspectos de dirección de negocios, conducción de personas, competencias e incumbencias del trabajo». La aplicación de esta estrategia permitirá, a su vez, adoptar decisiones orientadas a lograr una mayor eficiencia productiva, por un mayor control de gastos.
En Mann Hummel, fabricante de filtros para la industria automotriz, detectaron que, a medida que crecía la empresa, aparecían muchos gastos nuevos, como el service de acondicionadores de aire, almuerzos de ejecutivos o cartuchos de tintas no presupuestados. «Decidimos que todas las compras, aun mínimas, deben ser aprobadas y registradas y luego emitidas como solicitudes de compra por nuestro sistema», dice Gerhart Osman, gerente general de Mann Hummel.
De igual modo, en Ingredion Argentina la estrategia se orientó hacia varios frentes. Por un lado, con la certificación de las normas ISO 9000, 18000 y 22000, más indicadores de gestión para poder medir las diferentes variables de la actividad. Y, por el otro, implementaron Lean Six Sigma, una metodología para mejorar los procesos de producción, minimizando la cantidad de fallas o errores.
«Nuestra fabricación es de proceso continuo, por lo tanto, formamos un equipo interdisciplinario y subdividimos la planta en áreas. Luego, describimos el proceso de cada una de ellas, con sus correspondientes etapas, sus inputs y outputs. En cada etapa, enumeramos los problemas de mayor impacto que se detectaban y, finalmente, trabajando en equipo, se analizaron y ejecutaron las ideas propuestas por los participantes», afirma Onzari.
Otro ejemplo de las ventajas de profesionalizar las diferentes áreas de la empresa, es el del ingeniero a cargo de la planta de producción y la promoción del mantenimiento preventivo en las máquinas, para evitar futuras averías.
Fuente: Clarín, 20/02/15.
Solicite sin cargo el Reporte: Costo del Ausentismo
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Generalmente, el elogio de amigos y familiares convence a las personas que esa transformación puede ser positiva. Esto ya significa que existe aceptación del producto al menos en una parte del público, y es un primer indicador que se debe tomar en cuenta.