«No tengas más reuniones.» Ésa podría ser la máxima, la utopía de quienes trabajan en una compañía y suelen experimentar, como afirma el dicho, que la productividad es eso que ocurre en el espacio que queda entre una reunión y la siguiente. Claro que el deseo de combatirlas no sólo resulta imposible en la práctica, sino que el síntoma de la reunionitis puede tener picos de intensidad en situaciones extraordinarias como sucedió la semana pasada (extra corta) entre el paro nacional del martes último y los feriados de Semana Santa. Algunos, agobiados, confesaron haber acumulado hasta ¡siete! reuniones en un mismo día.

El punto es que hay que reunirse: la comunicación interpersonal es parte intrínseca de las relaciones humanas. Pero dicen los que saben que lo ideal es hacerlo lo menos posible y con directivas precisas. Es que los nuevos códigos del reunionismo tienen sus propias reglas, estrategias y formas, y echan mano a las metodologías ágiles -cada vez más de moda y en contra de las tradicionales reuniones de trabajo- para evitar encuentros eternos e improductivos. Como suele suceder, las empresas de tecnología, desarrollo de software y las dedicadas al diseño de estrategias de comunicación lideran el pelotón, pero el contagio se da en cascada y estas reglas innovadoras se aplican ahora tanto en las grandes compañías como en los pequeños emprendimientos.

Con cronómetro puesto en cuenta regresiva y a la vista de todos; en ronda y de pie por sólo diez minutos; en la terraza del edificio; caminando por la calle; descalzos sobre el césped sintético de la sala; con una mesa de vidrio donde se puedan hacer anotaciones y aplicando técnicas específicas como las del check-in/check-out; la teoría de las dos pizzas o la de los dos pies; la dinámica conocida como Mad Sad Glad (enojado, triste, contento) y recursos tan olvidados como tocar el hombro al compañero que está sentado enfrente para invitarlo a unirse al grupo en lugar de enviarle un mail con el odiado y a secas: reunión. «Nada peor que eso -arremete Pablo Tortorella, agile couch de equipos de trabajo, docente y socio de Kleer-. Hay que dejar de alimentar al monstruo del correo electrónico. Y si la convocatoria es por mail, jamás pueden faltar un título claro y descriptivo, un calendario, una agenda y un temario. Es obvio, pero se olvida con frecuencia. Y algo más nuevo que es la participación voluntaria, en donde si no hay interés o el invitado cree no tener nada que aportar, es mejor que se levante y se vaya con sus dos pies a otro lado. Ser genuino, sobre todo en la Generación Y, siempre es bien visto.

Para Tortorella, la participación de las nuevas generaciones en los cargos en los que se toman decisiones es clave para el desarrollo de estas prácticas. «Una reunión no es un evento que debe quedar agendado, sino que tiene que provocar interés, y sobre todo cuando son recursivas, periódicas. El encuentro se repite pero nunca es el mismo, y fijar pequeños objetivos ayuda a entender para qué estamos ahí.»

¿Para qué sirven las dinámicas en boga llamadas Mad Sad Glad, de las dos pizzas o el check-in/check-out? Todas son herramientas para decretar la muerte de las resistidas y eternas reuniones laborales que, además de pérdida de tiempo y dinero, malhumoran a los empleados en relación de dependencia, según una encuesta del Grupo RHUO (Recursos Humanos Organizados), donde el 25% de los jóvenes las consideró un factor importante de estrés.

Pérdida de tiempo: acaso ése sea uno de los mayores conflictos, y los nuevos códigos son estrictos en ese punto. Todos los días, Matías Dutto, fundador de la compañía creativa Social Snacks, encabeza su stand up meeting, que dura entre 5 y 15 minutos, como máximo, donde se fijan prioridades, sin mesa de por medio y se responden tres preguntas: ¿Qué se hizo? ¿Qué voy a hacer? ¿Qué impedimentos puedo tener para cumplir con esa tarea?

Con ese mismo esquema, Guillermo Daud -director regional de Recursos Humanos de Intraway, dedicada al desarrollo de soluciones para software- realiza las huddle diarias y semanales, esta segunda opción con el aditivo de que los primeros cinco minutos deben utilizarse para que todos los asistentes compartan una buena noticia con el equipo. «Crea un ambiente positivo, enfoca a todos en las posibilidades y genera responsabilidad porque permite celebrar pequeños logros cada semana.» También suele compartirse un formulario web que cada uno responde antes del inicio de la reunión. «Lo que no fue bien, la decisión más importante que se va tomar, dónde estoy estancado -dice Daud-. Es muy útil.»

«Para liderar una compañía donde todos sus integrantes son Generación Y, hay formas que, necesariamente, deben ser superadas -sentencia Dutto, desde su oficina en Palermo-. Por ejemplo, reuniones improvisadas, sin agendas, con monólogos interminables, con celulares abiertos, managers impuntuales y con extensiones de más de cuarenta minutos. Es urgente romper el molde, porque es donde más tiempo se pierde y, encima, multiplicado por la cantidad de asistentes.»

Entonces, ¿cuál es la cantidad de personas que debería haber en una reunión? Cuantos menos sean, mejor, y para delimitar el número algunos optan por implementar la regla de las dos pizzas. Es decir: si una persona en promedio come dos porciones, el máximo de integrantes serán ocho. «Nunca faltará pizza, en tal caso sobrará gente», dice Tortorella.

El Mad Sad Glad, en tanto, trata de expresar con caritas dibujadas en el transcurso de la reunión las cosas que a cada uno le molestaron, entristecieron o enorgullecieron para luego compartirlo, explica Dutto. También, ponerles nombre a las reuniones por su tipo, como en Social Snack, predispone de mejor manera a los integrantes de un equipo. «No todas son iguales, cada una tiene sus propias agendas, dinámicas y formas -agrega Dutto-. Señal de ajuste: la previa a un proyecto; kick-off: más exhautivas, al inicio de un proyecto; daily: cortitas, parados y sin mesa de por medio; de inmersión: donde aplicamos técnicas de design thinking, y retrospectivas: cuando revisamos cómo fue el proceso de trabajo y la dinámica del equipo.»

Santiago Blanco, confiesa, trabaja en una empresa de telecomunicaciones que sufre de reunionitis aguda. «Mucho no puedo hacer al respecto cuando no soy yo el que la organiza», dice casi resignado, y asegura que si la convocatoria dice sólo la palabra reunión… «directamente no voy». Pero fuera de la vida del corporativismo tiene una faceta de emprendedor con el desarrollo de Conf4.it, firma dedicada a realizar eventos de tecnología. «Como una buena práctica, todas las reuniones deben tener un escriba, porque si nadie baja las conclusiones tomadas después te volvés a juntar por lo mismo. Un trabajo totalmente inútil.»

Volver al trazo

En muchas de las reuniones mencionadas es regla no tener pantallas a la vista y volver a escribir, dibujar, hacer sketches. Técnicas de facilitación gráfica o visual para dejar a la vista (en un pizarrón, ventana, mesa o pared) todo lo que se ha conversado. Ahí queda escrito; una técnica que vale tanto para la reunión de directorio como para la del consorcio del edificio. En otras reuniones, la tecnología potencia, y rinde, como sucede en Google cada vez que, a través de la herramienta hang out, se invita a participar de una videoconferencia a quien está en otro país. «El hecho de poder verse las caras es muy valorado», sugiere Matías Fuentes, responsable de Comunicación de Productos de Google Argentina.

Para Alejandro Melamed, con gran experiencia como vicepresidente de Recursos Humanos de Coca-Cola y autor de Historias y mitos de la oficina (Planeta), una de las técnicas que mejores resultados le ha dado en su carrera de reunionismo es la del check-in/check-out. «Se invita a que, previo al inicio y antes de finalizar, cada participante tenga unos segundos para comentar cómo llega y cómo se va de la reunión, concientizándonos de que todos somos personas y que si podemos compartir nuestras emociones mejor podremos entender qué le pasa al otro. Conectar, aunque sean cuestiones de trabajo, de una manera más humana y empática. Básico en cualquier relación.»

Aire libre, ojotas y café

La reunión favorita de Natalia Davidovich, de la consultora Qina, es al aire libre y caminando. «Me gusta la vida en movimiento, y las caminatas son efectivas, sobre todo para temas complejos. El hecho de caminar hace que uno vaya atento, y el cerebro se activa.» En Social Snack, y si el clima lo permite, son adictos a reunirse en la plaza frente a su oficina, y en Coca-Cola suben a la terraza, de cara al sol. También tienen su daily, de parados y de no más de 15 minutos. Todos coinciden en que el encierro no es buen aliado, y algunas de las mejores soluciones llegan fuera del ámbito laboral cotidiano. ¿Se puede asistir a una reunión en zapatillas, o más extremo aún, sacarse los zapatos? ¿Se convida café? ¿Se relojea el celular si entra un mensaje? En Kleer están convecidos de que cuanto más genuino, mejor. «Si voy por la vida en remera y jean, así voy a la reunión -opina Tortorella-. Si por buscar un cafecito demoro el encuentro, lo tomo después. Si es una llamada urgente, la atiendo. Sentido común.» Aún falta para la primera reunión del lunes por la mañana, pero es bueno recordar el trípode base del texto Meetings are toxic: «Si es absolutamente necesario tener una reunión [lo que debería ser inusual] recordar: no excederse del tiempo pautado, invitar a la menor cantidad de gente posible y jamás concertar un encuentro sin una agenda clara».

-Producción de Natalí Ini.